远程电话会议的交流特点和工作要求

远程电话会议的交流特点和工作要求

远程电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。任何电话用户只要申请并开通了“会议电话”的服务功能，就可以随时召开电话会议。这适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。

1）远程电话会议信息交流的特点

电话会议方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。电话会议的进行中没有直接的会晤，与会者较少受到会议主席或其他主要参加者的直接影响，更能激发创造性思维，也更容易修正自己的观点，这对开展商务交易活动和协调活动是极为有利的。

但是，电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流，而且缺少文本，难以传达大量细节信息。

为了提高电话会议的效率，可以搭配使用其他通信方式如传真，电子邮件，以增进信息的传输与交流。如果能使用视频电话，则会议的效果会更好。

2）电话会议信息工作的要求

电话会议要按照一定的工作程序和工作要点来进行。（1）准确传达开会信息

会议的内容和时间确定后，应及时向参加单位发出通知，传递会议的有关信息。要特别说明是否需要设立分会场。如果要求一个单位的若干人员参加该会议，就要设分会场，而且要确定分会场的召集人。

要强调准时到会。电话会议是一种实时交谈的会议，所有参与方都应当在同一时间参加会议，否则会影响信息的交流和获取。

（2）充分准备会议书面信息和材料

由于电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，所以要充分做好会议书面材料的整理和分发工作。要准确标记和传达书面文件中要在电话会议中讨论的问题，并事先通过传真等方式分发给与会者。会议进行中也可以补充传递有关文件信息。

（3）合理安排会场信息传输设备

电话会议通常分为主会场和分会场。会议召集方设主会场，其他与会者或与会单位设分会场。为了保证会场中语音传达的准确性和话音质量，各会场应装有扩音设备和话筒，并与电话机连接良好。人数较少或单位个人参加会议，可使用带有免提扬声器的电话机。会议开始前要对传输设备进行调试，确保性能良好。

（4）按时接通电话并相互通报出席情况

所有参加电话会议的人员都应提前进人会场，做好充分的准备。会议时间一到，由召集方以主叫的方式接通与会各方。电话全部接通后，由会议主持人宣布会议开始，并要求各方相互通报姓名、职位。

（5）做好会议记录

用录音电话系统记录会议信息，会后整理成书面记录材料。电话会议的录音带和书面记录整理稿都要及时归档保存。