会议的活动策划者需注意的相关事宜
会议及其活动的策划者必须考虑周密，否则将会影响到会议活动的整体形象与效果。故因注意如下相关事宜：
（1）资源中心
资源中心是对各种可以组合或单独进行的活动的统称，其目的是为了向与会者提供一个常规会议之外的分享信息的组织形式。在小型会议中，资源中心可以取代展览，甚至非与会者也可以索取材料。与销售演说或产品展示不同，这里的资源中心只提供印刷资料。
会议的策划者需要考虑的是，会议是否需要设置资源中心，与会者使用资源中心是否要付费，资源中心的资料从哪里来等问题。
在组建资源中心之前，首先要确定与会者是否能够提供真正有帮助的信息或材料。建立资源中心的目的在于，为与会者提供更多的助益。如果建立资源中心可能与会议的主旨发生冲突，那么就不必建立了。
会议不应将资源中心视为一个收费来源。不过如果会议承办者需要为库存、空间使用或者安全保卫付费的话，展示材料者可能就有必要支付一定的费用了。承办者也可能将这笔开支纳入会议的预算，因为资源中心可能为会议吸引来更多的与会者。
中心材料的最主要来源通常是与会者。协会组织在其主办的会议上可能通过资源中心向与会者提供一些与本组织相关的材料。雇主在自己主办的会议上可能也会为资源中心提供一些关于本公司的材料，如产品及财务信息等。
（2）文化活动
文化活动包括看戏剧﹑芭蕾舞演出、音乐会、歌剧，以及参观博物馆和展览等。会议活动的策划者需要考虑的是，是否应该安排一些文化活动作为会议的一部分；会议地点或附近地区是否能够提供文化活动；会议承办者是否需要为与会者参与的文化活动购买门票等。
大型会议活动一般都将相关文化活动列人会议的策划方案，或者作为自由活动时间的可选项目。国际性会议通常举行的文化活动有名胜实地旅游，参观当地手工艺品展，或者观看民间歌舞等。值得注意的是，文化活动的安排要以方便与会者为宗旨，尽量在离会议地点不远的地方安排活动。
（3）休息区
在会议过程中，与会者常常需要从会议的忙乱和紧张中抽身出来，放松一会儿，休息区就是为与会者提供的这样一个场所。
休息区应该设计一些半正式的桌椅和长椅。如果椅子很沉重，不易搬动，最好把它们放置成四五个一组的形式，方便人们在那里进行非正式交谈。容易搬动的椅子则无须特意摆放。
一般休息区不需配备工作人员，但层次较高的会议在休息区会准备一些简单的饮料果品，并可以适当安排些服务人员。
（4）纪念礼品
对与会者赠送适当的礼品是现代会议常常采用的一个做法。以何种方式，赠送什么礼品可因会议的不同而灵活设计。
（5）影像记录
现代会议一般都比较注重媒体报道，重要的会议往往还进行现场直播（或网上直播）。作为宣传，影像记录资料是十分必要的。因而，选择合适的摄影师和速记师也是要考虑的。
