会议时间、会议地点的策划

会议时间、会议地点的策划

（1）会议时间的策划

会议时间的策划涉及两个方面的问题：一是会议召开的具体时间；二是会期的长短。

会议的举行应选择合适的会议时间，即会议召开的时间富有意义，能烘托会议主题或有利于推动工作，具体时间的选择还应符合人的生理和心理规律，注意劳逸结合。

会议会期的长短也应根据会议的实际需要来确定：会议的各项议程能否完成；与会者能否充分发言和表达意见；会议中会否有临时动议提出，进而讨论动议所需的大致时间长短；是否需要留有一定的机动时间，以应对预料之外的情况。

在进行会议时间策划时，还需要注意几个问题：会议的主要领导人、嘉宾是否能在这一时间参加会议；对于招标性会议、论证会等，与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或材料；会议的各项组织和准备工作能否完成；会议具体日期的选定是否会同与会者的民族风俗不符，或有可能伤害与会者的宗教感情。

（2）会议地点的策划

会议地点的策划包括两方面的含义：一是选择合适的会议地，如国家性会议要考虑选择在哪个国家或地区以及哪个城市举行；二是选择合适的场馆，包括会场、宾馆、饭店等。

①会议地点策划的意义

会议地点的合理选择，对会议活动本身和会议举办地都具有重要意义。对于会议活动本身来说，会议地点选择合理有助于突出会议的主题和营造良好的会议气氛，从而提高会议活动的效果。例如，我国2001年举办APEC贸易部长会议选址上海，并在会议当天下午移师周庄，做出这种会址选择和策划是别有一番深意的：一方面，这是在向世界展示，中国在积极参与对外开放的同时很好地保留了民族文化、民族传统和民族的价值观；另一方面，选址周庄活跃并优化了会议的气氛，提高了会议效率和效果。

对于会议举办地点或相关城市来说，大型会议，尤其是国际性会议的举办，有利于举办地产生良好的政治影响和经济效果。（如作为全球最负盛名的国际骨科学术组织之一，第36届SICOT世界骨科大会在业内极具影响力，其年度学术会议被称为骨科界的“奥林匹克”。由北京协和医院和南方医科大学第三附属医院联合申办2015年 SICOT 世界骨科大会，最终广州在五个城市中脱颖而出，获得主办权。这也给广州市创造了一个展示国际大都市形象的极好机会。）

②会议地点策划的主要考虑因素

a.会议地点的便利性。包括对距离、交通费用、交通便利程度的考虑，甚至气候条件的舒适度，以及气候影响下的会议地点的可达性。

b.会议服务及相关设施配套。包括了解会议举办地历来举办会议的服务水平和客户满意度，考察其是否具备相应的配套服务设施，如汽车租赁，商店、医疗服务，会议指引标志及安全或应急设备等。

c.会议的费用。充分了解会议场地，如酒店的收费方式、折扣时段、折扣程度，以及是否加收服务、设备或空间的额外费用等。

d.会议旅游及服务状况。了解会议地点附近是否有可供休闲和旅游的景点、名胜古迹，以及能否提供良好的会议旅游组织和服务。