活动财务管理的流程有哪些

活动财务管理的流程有哪些

活动财务管理的流程大致包括以下几个方面。

1、制订财政目标

在策划大型活动时，要设定活动目标，进行市场调研，并且做财务可行性分析，针对活动的项目进行整体的财务决策（即财务计划）。

目标的设定对于整个活动来说是重要的，对于财务管理来说也是非常关键的。受活动目标的指引，活动组织者会面临一系列的财务选择。活动组织者在早期阶段需要仔细和谨慎，以便确保良好的财务管理以及所有可能的支出与收入都能够得以确定。对于小型私人活动而言，其目标是参与者的自娱自乐，在财务管理上相对简单；对于一个地区级，国家级乃至国际级的大型活动而言，财务管理则比较复杂，需要依赖成本效益分析，活动项目效益评估等一系列财务分析技术。

2、制订财政预算

如果是一项经常举办的、相对成熟的活动，预算可以在上一次实际成果的基础上稍作修改而产生。如果是一项新型活动，预算就要从零开始制作。制订新的活动预算这项工作并不简单，不仅需要投放相当多的时间和精力，还要收集大量信息并掌握许多新技术。小型的活动预算可能只是一张收入与支出的列表，而大型活动的预算要比它复杂得多。不论是哪种，它必须与活动的目标相符。预算的核心工作是估算收入和支出。

支出的计算相对简单，而收入的估算则相对困难。收入估算困难是由于定价是一项能动性特别强的工作。活动门票价格的确定要么是基于活动的成本定价，要么是基于对活动参与人数的估算以及对活动利润的预期，要么是根据先前经验。收入估算困难还由于活动收入的获得具有一定的风险性，某项和财务并不直接相关的决策甚至也会影响收入的获得。比如，我们策划一场活动时，只对潜在的市场需求做了充分的调研，而未考虑同类活动的竞争，那么，一旦出现同类活动的竞争，必将导致门票销售收入和其他利润减少，就会对这场活动最终获得的收入和利润产生不利影响，甚至出现亏损。在定价时，特别要考虑价格高低和出席率之间的关系，要考虑出售多少门票时场馆会满员，还要考虑需要售出多少门票才可以实现收支平衡。当然，收入来源不单单是门票收入，还有来自其他环节的收入，比如赞助，活动中涉及的售卖和服务收费、政府补贴等。

3、监控预算的实施

预算既是一项计划，也是一种管理工具，它设置了组织者所努力要实现的目标并帮助活动组织者在一个给定的时间里控制活动的运行。预算制订出来还要进行记录并将实际收支和计划收支进行对比以便实现预算监控，寻找差异和不足，并作相应改进。预算也是控制支出的一个方法，因为它建立了清晰的职责。关于谁能用钱，每一部分的财务预算都需要有人对其负责。

预算应该力图保证资源使用的经济和效率，这样可以帮助控制成本和保证盈余。现实中，活动在财政上分为收入进取型和支出控制型两种类型，前者将工作重心放在如何创造收入上，后者将工作重心放在如何控制支出上。支出控制导向的财务理念要特别注意的是不要因为控制支出而影响到活动的质量，否则就得不偿失了。

预算作为一种管理工具对活动的调整会给予一定的指引作用，但是它不应是唯一的控制因素，而只是一种财务上的指导，而不是束缚。

监控活动过程中的现金流也是比较重要的，特别是对于包含提前预订支出环节的活动。一些场地的预订支出会在产生收入或售出门票之前发生，这可能会将组织者置于财务失败的危险境地。因此，活动组织者要保证拥有足够的资金以支持活动到最后，这样，活动组织者就需要格外关注相应的收入款项是否在付款期限内到账。

4、调整预算方案

由于大型活动持续时间较长，从活动策划到最后的活动总结中，有许多不可预见的因素会导致实际支出与预算不一致或差距较大，此时就需要调整预算方案，当然，预算方案的调整很重要，必须严格按照流程进行。

预算也是显示什么地方出错的一个机制。当账目出现错误、超支的时候就可以通过预算快速找到原因，做出处理。如果原因是正当的，必要的，那就要考虑调整剩余的预算了，可以通过提高票价或者削减其他一些支出而达到新一轮的收支平衡。另外，如果原因不是正当的，那么就可能存在欺诈、盗窃、贪污等问题，需要迅速采取治理行动。

5、评估和总结

在活动后期的评估中，财务预算是评估与考核的一个重要标准。要总结给此次活动带来额外收益的、节约成本的，并且不影响活动效果的做法。在活动完成之后，要总结此次活动的经验教训，为下次活动的举办提供参考价值，要对活动的相关财务数据和报表以及财务评估报告进行归档保存。