会议信息利用的五种基本形式
1）利用会议信息掌握会议基本情况
会议信息能提供会议基本情况，如会议议题，会议时间、地点和相关活动，与会人员情况等。
2）利用会议信息保障会议顺利进行
会议的整体策划方案是依赖于相关信息制订，会议过程中产生的相关文件信息﹑提交的会议参考、讨论材料等是保证会议顺利进行的重要因素。
3）利用会议信息推动会议活动评估与反馈
会议形成的信息及文件是会议取得的重要成果，是会议精神贯彻落实的重要依据，也是会议活动评估的基础，可以利用会议信息推动会议活动评估与反馈。
（1）会议反馈信息的内容
反馈会议信息的内容包括会反馈前信息——会议的策划、宣传、筹备和组织方面的信息；反馈会中信息─在会议召开过程中，通过召开联络员会议，阅读各种会议记录和会议简报，以及与参会人员座谈交流，及时捕捉会议过程中的动向，使会议的目标能够如期完成；反馈会后传达落实情况——可以通过座谈会，电话和问卷等形式，对会后精神的落实情况进行全面的反馈。
（2）会议反馈信息的要求
商务信息反馈工作中的要求有：会议信息反馈要注意点面结合、正负反馈结合，不仅要看到成就，更要收集会议未能有效解决的问题和议而未决的事项；会议信息反馈的目的明确；充分重视会议的反馈信息沟通，正负反馈都要力求做到适时、适量、适度。
4）会议信息利用的基本形式
充分发挥会议信息的作用使得会议信息能实现共享并产生效益，才是会议信息的价值所在。因此，要积极主动地利用会议信息，其利用形式主要有以下5种。
（1）信息传递共享
实现非机密性会议信息在组织内部各部门的传递和共享，甚至社会共享，以便更大限度地发挥会议信息的作用，更加合理地达到资源配置，创造更多的社会效益。会议信息流通传递以实现共享，也是提高信息资源利用率，避免在信息采集、存贮和管理上重复浪费的重要手段。
（2）信息加工深化
信息加工是对会议原始信息进行综合、分析、比较、归纳、形成有重要参考价值的综合信息。对信息进行加工，能深化信息的利用深度和广度，更鲜明、直接、突出商务活动的参谋咨询作用。
（3）信息检索查询
在基本不改变所收集和保存的会议信息形态的情况下，可有选择地为会议信息的利用者提供服务，如会议信息的查阅利用。及时整理并归档保存的在会议活动中形成的文件、记录等，以供日后查考、研究和利用；将有关的会议文件进行汇编，在报纸或刊物上发布，或以广播、电视等形式发布，对会议信息进行发布利用；通过复印，手抄、打印、扫描等复制方式对信息进行复制利用。
（4）信息备档咨询
会议信息存档之后，可作为参考或备用资源反复利用，甚至可以形成新的信息的利用服务，如问题解答、目录服务、索引服务、信息线索咨询服务等，以及数据、事实、统计资料的咨询服务。
（5）网络信息利用
会议的网络信息利用是建立在现代信息技术的基础上，以数据库会议信息资源为对象开展的利用服务。其主要表现形式有：电子信息的发布、电子函件、电子公告板服务、联机公告板服务、联机公共目录查询服务、光盘远程检索服务、远程电话会议服务、用户电子论坛、用户定题服务等。网络信息利用可将信息提供服务和信息咨询服务统一起来，有助于最大限度地实现个性化服务。
