会议信息收集的原则和程序
一、会议信息收集的原则
1）准确性原则
进行会议信息收集工作时，所收集的会议信息要真实，准确，这也是会议信息收集工作最基本的原则。为达到这一要求，会议信息收集者，必须对收集到的信息反复核实，不断验证，力求把误差减小到最低限度。
2）全面性原则
会议信息收集者所搜集到的信息要广泛、全面、完整。只有全面地搜集信息，才能完整地反映会议管理活动，决策对象发展的全貌，为决策的科学性提供保障。当然，实际所收集到的会议信息，不可能做到绝对的全面完整。因此，如何在不完整、不完备的信息下，作出关于会议的科学决策也是一个值得探讨的问题。
3）时效性原则
会议信息的利用价值，取决于该信息是否能及时地提供，即它的时效性。会议信息，尤其是“会前”信息，只有及时、迅速地提供给会议组织者及相关工作人员，才能有效地发挥它的作用，对决策才有意义。
二、会议信息收集的程序
1）确定会议信息的收集范围
凡是在会议活动中形成和使用的有参考价值的文字、图像、声音、视频以及其他各种形式的信息记录都属于搜集范围，包括会前、会中和会后产生的所有文件材料。
会议召开之前的信息收集，主要是围绕确定召开会议的必要性、会议准备工作、会议相关活动及会议文件的形成等方面进行。会议进行中，主要收集与会员人到会情况信息和与会人员会中交流信息。会后信息的收集，主要集中在会议形成的文件信息，以备日后归档并作为会议精神贯彻落实的主要依据及会后工作查考的凭证。
具体来讲，要收集的会议文件信息主要有：有关会议立项方面的文件，如关于召开会议的请示，关于召开会议的批复；有关会议筹备工作的文件，如会议预案、会议策划书、会议通知；有关会议内容的文件，如会议议程、讨论提纲、各种报告和发言材料、会议记录、议案、决定、决议；有关会议宣传报道的文件，如会议宣传提纲、新闻发布会上的介绍材料、新闻发布会稿件，包括报刊上刊登新闻版面、会议简报；有关会议管理与服务方面的文件，如各种名单、票证、报告、簿册、会议总结；不同载体的信息材料，如有关会议活动的照片、有关会议活动的录音和录像；记载会议信息的计算机软盘、磁盘、光盘；各种形式的文件材料，如会议文件的定稿、会议通过的正式文件及其附件、会议所有正式语言书写或翻译的文本、重要文件的草稿、讨论稿、送审稿、草案、修正草案等。
2）选择会议信息的收集渠道
会议信息的来源广泛、内容丰富，在会议策划、立项、实施、总结及其他各个工作环节都会产生信息，因此要通过各种渠道，运用适宜的信息收集方法，获得全面、准确的会议信息。
会议信息收集的主要渠道有：向全体与会人员收集文件；向会议的领导人、召集人和发言人收集文件；向有关的工作人员收集文件，如会议的记录人员、文书起草人员；收集各种会议记录，如主席团会议记录、主持人会议记录，分组会议记录、召集各团组织联络员碰头会，汇总情况，收集代表的提案、发言稿和书面建议等。而且，随着网络和科技的日渐发达，网络信息收集或文献检索也逐渐成为主要的信息收集手段。
3）确定会议收集的方法
会议信息收集可以通过调查、访谈、观察、文献检索和网络信息收集等方法实现。会议信息收集的具体方法有：
①召集开会。召集能提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。②提供书面材料。信息提供者以书面形式提交信息。
3个别约见。通过个别约见有关人士，当面向他们收集信息。
④会议结束时及时收集。一般小型内部会议，由于参加会议的人数较少，人员又比较熟悉，可以由会议领导在会议结束时，要求与会者将需要收集的文件当场留下，由秘书人员统一收集，也可由秘书人员在会场门口随时收集。
⑤资料归档。当会议结束之后，建议会议项目相关负责人把和此次会议有关的所有资料，按照电子版文档资料和纸质版文档资料进行分部归档整理。这样做有两大好处：第一，有利于下次举办类似活动的时候进行资料查找；第二，有利于把此次会议的整体策划流程进行一次梳理和回顾。
