会议信息对会议活动的作用
在会议活动过程中，充分把握和合理利用会议信息，有利于完善会议的各项工作，提高会议的成效。会议信息的主要作用在于其能为会议活动提供一些决策依据，或作为辅助决策的重要手段，保证会议活动过程的顺利沟通，并作为会议相关工作开展的督促手段，从而保障会议的顺利进行，提高会议效率。
（1）利用信息辅助决策，保证会议顺利进行
①利用信息策划会议。会议的类型很多，虽然会议的内容不同，但同一类型会议的性质和作用有相似之处，人们在策划会议时，可以充分利用以往所召开的会议有关信息，借鉴同类型会议以组织开展活动。如采用类似的程序，选择以前的服务提供商，使会议的策划建立在一定的基础之上。但要避免脱离实际、生搬硬套以往的会议形式，要在参考以往会议信息的基础上，针对本次会议的目的与任务，实事求是地做好会议策划工作。注意保留会议的信息资料，以便日后查考利用。
②利用信息把握到会情况。与会人员的到会情况，对于会议各项安排和活动十分重要。要熟悉到会情况，利用获得的到会信息，做好会议工作。通过会议签到，搜集到会者人数、缺席者人数和名单，让会议主持者及时了解具体的准备情况，让会务后勤部门准确把握与会者到会情况，做好相应的安排。重要贵宾到会后，要准确了解其身份、主要成就、到会演讲的主要内容，及时报告给会议主持者，以便于沟通。要详细了解年老、体弱的与会者的有关情况，在住宿、保健等方面给予必要的照顾。特别是大、中型会议，到会人数多，情况复杂，必须准确把握到会情况，以便对可能发生的各种意外情况，及时采取应急措施。
③利用信息进行情况反馈。对与会者向会议提交的建议、议案或提案，必须及时搜集、整理，慎重处理，并迅速汇总呈送给会议主持者和主席团，以便按规定的程序进行审议，及时进行综合处理。对信息要分类向领导汇报，以便对具体问题予以解决。
对会议决议和决定事项的督促和贯彻落实情况进行跟踪、反馈。检查会议精神的传达情况、执行会议精神的实际活动情况和效果等，发现问题要及时向单位领导汇报，并采取相应措施解决出现的问题。
（2）利用信息促进会议顺利沟通
会议的过程本身就是沟通协调的过程，要充分利用信息，实现有效的沟通。如发出会议通知，提前让与会者和有关单位做好会议准备；与特邀领导、专家学者、着名人士等贵宾联系，邀其光临会议；搜集与会者和贵宾能否出席会议的信息反馈，落实会议出席者；根据反馈信息对各项具体事务做好安排；根据会议需要，与电视台、报刊等传播媒介联系，做好宣传准备；根据会议需要，与有关要视察、考察、参观的单位联系，以便具体安排有关事项。
在会期较长的会议上，要办好会议简报，作为会场信息沟通的工具和分组讨论各组信息沟通的重要渠道，并以此作为形成会议纪要等会议文件的信息依据。
信息沟通工作十分繁杂，必须做到心中有数，件件落实。会议通知发出后，由于情况的变化使得会议不得不改期召开或更换地址时，必须及时把补充通知发送给所有与会者。沟通中出现问题，如重要与会者不能按期出席会议等情况，要及时向领导汇报；沟通中一时未能得到确定回复的，必须继续联系，直至得到确定答复为止。要准确无误地记录沟通的记录进行反复检查，避免出现疏漏，及时应对情况的变化。
（3）利用信息催办各项工作
会议形式的文件信息是会议取得的重要成果，是会议精神贯彻落实的重要依据。利用信息加强催办，可以使领导全面了解会议精神贯彻落实的情况，了解实施过程中出现的新情况、新问题，并根据实际需要采取必要的措施，及时解决会议事项办理中遇到的困难和问题。
要根据会议文件信息内容，加强检查催办工作，使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办的事项，长期拖延，甚至从自身局部利益出发，防止对会议交办事项采取消极态度，故意不办。
（4）利用信息增强会议公司的经营能力
对于专业会议公司来说，利用信息增强其经营和发展能力，提高其竞争力尤其具有重要作用和意义。提高会议公司活动策划的工作效率和经济收益，降低会议公司总体运营成本并增强其综合竞争力，开拓会议公司项目和宣传的地域范围，并促进其向国际化发展。
