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会议信息的概念与内容

发布时间:2021-02-23 浏览:197次

会议信息的概念与内容

1)会议信息的概念

“信息”-词来源于拉丁文“informnation”,意为“陈述、解释”。随着人们对信息这一概念认识的加深,信息已经成为一个含义深刻、内容丰富的概念。会议的信息则是指通过各种形式,包括数据(字母、符号和数字)、代码、图纸、报表、报告等书面材料,以及图片、音频、影像等可闻和可视化手段表现的,与会议活动举行密切相关的内容与知识。

会议是人们在商务活动中所特有的一种聚众议事的过程,也是一个信息交流、汇集、传达的过程。会议所涉及的信息内容广泛而多样,涵盖了会前准备、

会中收集整理、会后反馈多个环节的信息内容。

2)会议信息的内容

会议的主要信息内容包括会议的基本要素信息、一般文件及程序信息、宣传性信息、会议管理与服务信息、会议总结与反馈信息以及不同载体的相关材料。

会议的基本要素信息主要是指会议的报名时间、地点、费用及方法,会议的议题及相关活动,会务联系电话与联系人,会议报送的交流信息,会议的记录和

纪要内容及会议的决议等基本信息内容。会议举办需要大量的文件信息,其中包括纸张型的文件和电子型的文件。就文件信息阶段性类型来说,会议所需的文件信息主要包括了会议前期的文件、会议中期的文件以及会议后期的文件等三类。就文件的用途来说,会议的常用文件信息包括会议的一些指导性文件信息、程序性文件信息、交流性文件信息、宣传性文件信息、参考性文件信息及管理性文件信息等。会议的程序性文件信息主要用于规范会议成员的行为、保障会议活动有序进行,主要有议事规则、会议议程与日程安排表、会议时间安排表、选举程序及表决程序安排表等。

会议的宣传性文件信息是指传达会议情况、会议精神、扩大会议影响力的文件信息,如会议纪要、会议公报、会议简报、会议消息,以及配合会议宣传的广

告、招贴等。会议的管理性文件信息是与对会议活动进行有效管理相关的文件信息,包括会议通知、会议须知、出席证件作息安排表,及保密规定、会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单票证、签到簿、文件清退表等。及时准确地收集会议管理方面的信息,对于做好会议筹备工作意义重大。只有了解与会者名单和作息安排表等,才能做好会议的接待工作。事先掌握前来采访会议的媒体和记者的情况,有助于做好会议宣传工作。

会议的总结及反馈信息是在会议召开之后形成的,关于会议举办情况、会议收获(包括会议中所收集整理的信息、会议成果等)、会议评估及经验教训总结等方面的信息。

会议在会议结束之后都会形成完整的会议记录,有些还会在会后根据会议主题、议题及会议记录形成大会决议。会议举办之后,应将会议自筹备到结束的情况写成书面材料,并对会议进行评估总结,编制成文件,向上汇报并归档。

会议中关于领导讲话、与会者发言等信息的收集,与会议通知、议程、工作报告、会议总结等组成整套会议材料,真实记录一一个会议的全过程,反映会议的基本情况,对日后的工作会有很好的考查价值。

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