举报一场会议如何选择会场
选择会场主要根据会议的规格、会议的规模及会议经费开支这些主要因素来决定。具体的会场考察项目如下。
1.考察会场大小是否适中
（1）参会的人数：这是首要考虑的因素。我们必须先大致确定与会者的数量，然后才能去考察会场。切忌选择的会场不够容纳所有的与会人员，造成拥挤、混乱的场面。
（2）会议室的间数：这是为了方便一些需要集中的大会又要分开（讨论）的小会。会期长的会议往往都是大会、小会交错着开的，只有一间会议室无法满足实际需要。
2.考察会场规格是否合适
一般而言，接待规格高的会议，影响重大的会议十分注重考察会场本身的规格。如全国人民代表大会，其会场一定会选在首都北京的人民大会堂召开，这是由会议的规格与会场的规格相匹配决定的；反之，如果某大型连锁企业召开各地区职工代表大会，那就不必要也不可能选在人民大会堂召开。因为，尽管该大会可能也人数众多，但其会议的规格却远远达不到使用该场地的要求。超规格使用会场只能造成浪费和误会。而低规格使用会场则容易影响会议的效果，引起与会者的不满。
考察会场规格的高低，主要看会场的装潢设计水平、设施设备的档次以及提供的服务等级等要素。具体而言，就是以下这些要素。
（1）考察装潢设计水平：具体就是考察主席台，天花板、大厅、偏厅、休息室、卫生间、门窗等具体要素。
（2）考察设施设备档次：包括会场内部和会场外的基本设施设备。
场外基本设施设备，如停车场，电梯、房间、餐厅等，这些场外配套设施如果较多，那对会务组提供其他会务服务无疑会有很大帮助。
场内设施设备，如电力设备、照明设备、音响设备、通信设备、放映设备、计算机、打印设备、空调设备、桌椅设备、卫生设施及安全设施等。这些设备的品牌和质量很重要。
（3）考察会场服务水平：这主要看会务人员及会场其他服务人员的服务态度和服务水平。如会场安全保卫，人场票证检查、会场导引等工作人员，其服务态度是否热情主动，各人是否明确其责，能否各就各位、各司其职，这是会议顺利进行的重要保障之一。
这方方面面的要素综合在一起，就决定了整个会场的格调，体现出整个会场的规格。
3.考察会场环境
环境影响人的情绪这已是不争的事实。会场的环境同样也会不同程度地影响着每一个与会者的参会情绪。一般而言，会场内是否有充足的光线，空气是否流通，室内温度是否令人舒适，有没有使人分心的东西，这些都会直接影响与会人员的情绪。所以，要根据会议（或活动）的不同目的和需要，认真考察会场的环境。如果环境不令人满意，我们就应该尽力去改善，使其达到令人满意的效果。
会务组织人员要营造好的会场环境其实并不难，只需从以下几方面着手。
（1）保持温度适宜。会务人员可通过空调设备掌控室内温度，并且尽量照顾特殊人群的要求，比如年老体弱者或身体欠佳的人，这些人对低温空气较敏感，会务人员应把温度适当地调高。
（2）保持空气洁净。会场内应有足够的通风排气装置，打开门窗和这些设备，使室内空气流通，保持清新的感觉。
（3）保持干净和安静。要尽量避免把会议地点安排在闹市中，虽然闹市可能交通更便利，但其吵闹的声音、混杂的气息会给整个会场环境带来许多不良的影响，对会议造成很大的干扰。所以，会场内部的干净和会场外部的安静对于会议而言是尤为重要的。
4.考察会场交通条件
选择会址时，还应考虑会议主办方和各地与会者到会是否交通便利。尽量避免在偏僻山区、高寒地区和酷热地区集会，这会增加与会者到会的困难；另一方面，不便的交通会增加会议的时间成本，导致会期的延长。所以，我们应多考虑选择那些能使与会人员在较快较短的时间内到达的会场，当然，确保交通安全是重要的前提。
5.考察现成的专业性会场
如果选用一些公共现成的专业性会场，那会省去许多场地布置的麻烦。但要提醒注意的是：这些会场基本都是按时间长短付费使用的，因此，在付会场订金前，一要注意落实会议的场数，要明确落实租用会场的个数和具体时间，以确保该会场在相应的时间段内能够提供给你使用，要保证有足够的使用时间使整个会议顺利完成。切记不要无故拖延会期，因为，专业会场的租金比较昂贵。
6.会场考察情况记录表
同时考察多个会场时，要注意填写会场考察情况记录表，以便于回去之后向领导和同事汇报有关情况，进行比较甄选。
