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会议策划的基本程序与步骤

发布时间:2020-12-14 浏览:61次

会议策划的基本程序与步骤

在会议的决策过程中,由于会议的组织机构不同、所针对的问题不同、会议项目内容不同,决策的程序也不尽相同。大型会议如以国际组织、国家政府部门、贸促机构、工商会、集团公司为主办者的会议,大多有相应的部门或人员专门从事会议工作并有固定的决策程序,会议策划的环节相对也比较规范合理。对于某些小公司而言,会议策划的环节也许比较简单。

无论是会议的整体策划,还是会议中具体活动的策划,都要按照一定的、科学的、合理的程序进行,按照一定的步骤、章法去思考问题。科学的策划程序应包括确定目标、设计方案、执行方案这三大基本步骤。

(1)确定目标

目标是行动的方向和指南。选择并确定切实可行的目标,才能保证会议活动有效地实施。因此,确定合理的目标是会议策划的起点和重要环节,它本身也是一个过程:

①要明确策划的主题。目标与会议活动主题关系紧密,目标不能脱离会议活动主题。在策划过程中,最重要的问题即明确主题。从众多纷繁复杂的头绪中,针对目标,抓住重点;在问题的解决过程中,可再有效地细分,选择好解决问题的切入点,从而更有效地解决问题。

②要明确策划的重点。从目标到主题,再到重大问题中挖掘出策划的对象。根据自身的情况,制定选择策划对象的工作程序及确定对象的标准。通常来说,主题的明确,有利于具体工作的开展,是成功策划的重要保证。

③要收集相关资料。一个成功的会议及活动项目策划方案应该建立在丰富而全面的信息资料之上,这也是灵感和创意诞生的源泉。对这些信息资料的运用,应有一定的删减处理,并进行加工,才可能成为策划创意的切入点。通过对资料的整理和分析,在头脑中逐渐形成创意的维形。

(2)设计方案

实现会议活动目标是会议活动策划的终极目标,这就要求方案设计的各个环节和方面都要围绕如何实现目标而展开,制订具体行动的途径和方法。设计方案时,应注意以下3项原则:

①要遵守量力而行的原则。即从自身现有的条件、具备的能力出发,要考虑项目的经费预算是多少;同时,要尽可能挖掘内部潜力,充分利用内部条件和有利因素。

②要大胆创新。对于策划而言,创新是关键。会议活动策划也是如此,大胆创新能为活动成功奠定基础,是一个良好的开端。

③要细致全面。会议策划方案考虑的是整个活动,因此,需要考虑多方面情况,既要照顾到会议活动的各个细节,又要体现出方案的独创性。

方案最后要形成文字稿,即策划书。策划书的写作需文字简明扼要,逻辑顺序合理清楚,主题鲜明,必要时可辅以图表、实物照片、设计模型等。

(3)执行方案

通过会议策划书,已基本确定会议实施的方案。最后要做的就是制定各个步骤的实施细则,以保证会议目标实现过程的顺利进行。要保证方案的正确实施应做好如下工作:

①防范措施。任何事物的进展都有不可预测的情况。会议策划方案的实施也必须事先做好防范措施,准备好不同的预案,以备不时之需。同时,也可以做几套备用方案,可以根据临时状况,随时启用。

②评估措施。评估既可以是全程结束后的总体评估,也可以是阶段性的评估。就会议策划过程来说,策划书的完成并非意味着策划的结束,保证方案的有效执行及对策划经过和结果做充分的分析、探讨,得出经验或教训,并在下一次策划中将其改善,如此循环这才是一项完整的会议策划工作。

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