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专业的会议组织机构应该具备哪些基本资质

发布时间:2020-11-06 浏览:161次

专业的会议组织机构应该具备哪些基本资质

1.应有从事外事活动的授权。由于我国的特殊国情,在我国举办国际会议属于外事活动,要按我国有关外事规定进行组织和筹备。专业会议组织机构应得到这些外事授权,同时它们的工作人员也应熟悉这些外事规定,并按要求及时处理有关事项,例如国际会议的审批手续,国外参会代表来华的签证手续,在国外印刷的论文集的报关手续等等。专业会议组织机构享有这些授权,将会极大地方便国际会议的筹备。

2.应具有丰富的举办国际会议的经验。会议主办单位最缺少的是举办大型国际会议的经验,因为它们很少或根本没有举办过任何国际会议。而专业会议管理机构至少应有几年甚至十几年举办国际会议的经历,至少应有举办过几十甚至上百个相当规模的国际会议的经验。这些经验既要包括为会议安排住宿、饮食旅游等方面服务的经验,更要包括为会议提供会务和学术方面的管理经验,例如制订会议筹备计划、编制会议财务预算、编辑会议通知书、征集论文以及处理参会人员的注册等工作的经验。

3.应具有训练有素的人力资源。举办国际会议是一个组织行为,它需要大量的工作人员,特别是在会议召开期间。按我国财政部有关国际会议财务管理制度的规定,300人以下规模的国际会议,会议代表和工作人员的比例可以是10:1;超过300人的国际会议,超出部分的会议代表和工作人员的比例为15:1。按这个比例计算,举办一个千人的国际会议,工作人员将达到130人,而专业会议组织机构拥有一支训练有素、经验丰富的员工队伍,他们组织同样规模的国际会议,工作人员经常以一当十,通常组织一个上千人的大型国际会议只要20多位工作人员就足够了,减少会议工作人员的意义不仅在于节约大量的人员经费,更重要的是提高工作效率。

4.应具有充足的财力。大型国际会议的筹备需要几年的时间,至少需要几十万元的筹备经费。专业会议组织机构要有充足的资金,用以保证会议筹备期间的部分甚至全部财务支出,直到会议收到会议代表缴纳的注册费。

5.应具有全方位服务的能力。专业会议组织机构应能为会议提供全方位的服务,包括全部的会务、展览、集资和财务管理、预订宾馆、安排旅游等。这样做的好处是简化了为国际会议提供服务的各个机构之间的相互关系,也为参会代表进行注册、预订宾馆和旅游提供了极大的方便。

6.应与本地的服务机构有良好的合作关系。由于专业会议组织机构常年举办国际会议,它们和当地的会议中心、宾馆、汽车出租公司、设备租用公司以及所有可能为会议提供服务的机构都保持着良好的合作关系,并且是上述这些机构的最重要的客户。因而可以获得最优惠的价格和许多其他方面的优惠。特别是当国际会议召开期间出现一些特殊情况时,这些长期合作的服务机构都会鼎力相助。

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