活动精细化管理的五点经验借鉴

活动精细化管理的五点经验借鉴

活动管理是一个细节决定成败的精细活。活动的各个要素环环相扣，要防止多米诺骨牌效应的发生，必须重视活动细节的安排和打造，让活动的整个流程不掉任何一节链条。活动的成功需要注重细节，同样，活动的精彩纷呈也展现在细节之中，而对细节的把控需要按照专业化的标准来进行规范和监控。要做到对活动进行精细化管理，以下经验值得借鉴。

第一，聘用活动策划师或活动策划公司。当某--机构要举办重要的活动时，应聘用活动策划师、顾问，或者向专门的活动策划公司购买服务。不要认为聘请顾问和策划师是浪费钱，及时恰当地聘请策划师最终能节省资金。优秀的公关公司能够为活动举办者提供很多方面的精细化和专业化服务：敲定嘉宾名单，确保客人的选择恰到好处；协助举办新闻发布会、制作宣传资料，使活动得到国内外媒体的宣传报道；提供-些实用的创意策略，在策划、组织、物流、协商等方面起到画龙点睛的作用；充分合理利用空间，安排高台上的晚宴架在空中的乐队表演；确保活动符合消防与安全的各项标准、相关证件齐备以及购买相应的保险。如果没有专家的加盟，则可能会导致严重的损失。

第二，要根据目标客人的需求提供定制化的活动环节。比如，很多专业研讨会，其成功举办仰赖于相关的专业人士来参加会议。而很多专业人士不愿意牺牲陪伴家人的时间来参加研讨会。针对这种情况，就可以邀请其家属来参加活动，并为其家属提供专门的娱乐或休闲活动，以此来解决专业人士参加研讨会的后顾之忧。第18届国际银行监督官大会就为国外专家的随同人员安排了参观黄崖关长城、杨柳青石家大院、杨柳青年画展、天津文化中心等活动项目。

第三，与供应商进行良好、持续的沟通。活动的供应商多种多样，场馆管理方、现场搭建商、灯光供应商视听设备供应商、保安公司、广告代理商、物流公司、保险经纪、餐饮店、酒店、翻译公司、医疗卫生部门、广告印刷商等诸多供应商汇聚于活动的供应过程，它们共同影响着活动的质量。在活动全过程，都要派专门人员与活动的各个供应商保持充分的沟通，保证各项货品和服务保质保量地按时供应。无论是与客户还是与供应商都要制订付款时间表。在签订合同时，活动策划人员应该告知其客户支付条款和付款条件，并在合同中写明付款日期与金额。

第四，做好人力资源管理。举众人之力才能把-项活动办好，这就要充分调动工作人员以及志愿者的积极性和能动性。在人员的调动上，一定要了解“知情才能出力”这个简单的道理。在大型活动中，并不是每一个员工都是活动策划家，更多的员工只是专注于某-一个工作环节而未必能够了解活动的全局以及所有的策划意图。因此，应该给予活动工作人员以及志愿者应有的指引和培训。

第五，做好活动的审批工作。活动组织者要了解水域警务、环境保护、运输部门的相关要求和规定，因为这些直接影响到活动项目的首创精神和可行性。必要时，还需要获得相关部门的审批。有人觉得审批很复杂、很麻烦，但是在实际工作中，获得相关部门的审批是个非常重要而有实际价值的过程。审批环节不仅是降低活动风险的一个环节，也是争取相关部门理解和支持的过程。根据我国《大型群众性活动安全管理条例》的相关规定，超过一千人规模的体育比赛活动、演唱会和音乐会等文艺演出活动，展览展销活动、游园活动、灯会、庙会、花会、焰火晚会、人才招聘会、现场开奖的彩票销售等群众性活动需要到当地公安机关获得审批。近年来，很多地方开始要求一千人以下的群众性大型活动也需要备案。以焰火晚会为例，根据我国《烟花爆竹安全管理条例》的相关规定，举办焰火晚会以及其他大型焰火燃放活动，应当按照举办的时间、地点、环境、活动性质、规模以及燃放烟花爆竹的种类、规格和数量，确定危险等级，实行分级管理。举办焰火晚会以及其他大型焰火燃放活动的主办单位应当按照分级管理的规定，向有关人民政府公安部]提出申请。